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税務

これだけは知っておきたいマイナンバー導入!

投稿日:2016年1月16日 更新日:

マイナンバー導入に関連して、法人や個人事業主が最低限行うべき手続は、大きくa)収集、b)保管、c)届出に分類できます。

  1. 収集マイナンバーの収集に際して、まず利用目的を通知しなければなりません。書面や就業規則などにより、以下のような内容を通知する必要があります。

    【利用目的通知書】
    当社は、貴殿および貴殿の扶養家族の個人番号を以下の目的で利用いたします。

    1. 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
    2. 雇用保険届出事務
    3. 健康保険・厚生年金保険届出事務
    4. 労働者災害補償保険法に基づく請求事務
    5. 国民年金の第3号被保険者の届出事務

    マイナンバーが最初に必要になるのは、2016年1月以降に従業員の入退社があった場合です。雇用保険の資格取得・喪失届のために必要になるからです。2016年に従業員の入退社がなかったとしても、2017年1月の税務署への法定調書提出の際に必要になります。

    集める方法としては、年末調整で配布する「扶養控除等申告書」に記載することも考えられます。しかしマイナンバーが記載されると、その書類は厳重に守らなければならなくなります。

    そこで「扶養控除申告書」とマイナンバーの収集を分ける方法がいいでしょう。従業員との合意と、扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済の個人番号と相違ない」との記載をすれば、扶養控除等申告書にマイナンバーを記載しなくてもいいと公表されました。

    マイナンバーを集める際には「番号確認」と「身元確認」を併せて行う必要があります。「個人番号通知カード」と同時に、「運転免許証」「パスポート」等の身元確認書類を提出してもらうのがいいでしょう。2016年1月以降に取得可能な「個人番号カード」であれば、それ一つだけで番号確認と身元確認が可能です。

    本人確認の対象は、次の3種類です。

    1. 従業員、外注先・家賃支払先本人:身元確認が必要
    2. 従業員の扶養親族:従業員が身元確認を行う
    3. 従業員の国民年金第3号被保険者:身元確認が必要(下記のような被扶養者の委任状が必要)

      【委任状】
      私は、国民年金の第3号被保険者の届出事務に関し、貴社に個人番号を提供する権限を以下の者に付与します。
      作成日
      代理人:(従業員の氏名)
      委任者:(従業員の配偶者の氏名)
    1. 担当者を決める事務取扱責任者、事務取扱担当者を決めます。小規模な組織であれば、事務取扱責任者は代表者が兼ねてもいいでしょう。
    2. 業務を抽出マイナンバーを利用できる業務を抽出し、そこで取り扱う特定個人情報の範囲を明確にします。マイナンバーを記載する帳票ごとに、利用する業務範囲、利用部署、保管場所、保管期限、廃棄方法を取り決めて、一覧表で整理しておくのがいいでしょう。
    3. 取扱ルールマイナンバーの取得、保管、利用、廃棄のルールを決めます。保管方法については、紙媒体と電子媒体が考えられます。紙媒体の場合:鍵のかかる書庫などで保管し、鍵は取扱責任者が管理。電子媒体:マイナンバーが保存されるPCやメモリーは、盗難対策のためワイヤーでロックするか、鍵のかかる書庫に入れる必要があります。社内にデータを置かないようにするために、クラウドサービスなどを利用して、取扱責任者がID・PWを管理する方法もあります。
    4. 取り扱う組織、盗難や漏えい防止の対策、社内システムのセキュリティ対策を決めます。この対策は次の4つに分類して整理できます。組織的:担当者の決定、運用の記録や確認手順の整備など。人的:従業員や事務取扱担当者の監督、教育、就業規則の改訂など。物理的:鍵のかかる書庫、パソコンのワイヤーロック、書類やデータの保管方法の整備など。技術的:システムへのアクセス制御、ウィルス対策、不正アクセス対策など。マイナンバーに関連する業務(社会保険事務等)を外注先に委託する場合には、委託先を監督する必要があるので、特定個人情報取扱の覚書を取り交わす必要があります。
    5. 規程の作成保管をします。以上を基本方針、取扱規程にまとめて従業員に公開し、必要に応じてマニュアル、業務フロー図、チェックリストにまとめて、通知・教育するのがいいでしょう。

c. 届出当面マイナンバーを必要とする届出は以下のとおりです。

  • 2016年 雇用保険(資格取得・喪失)
  • 2017年 法定調書(税務署)、給与支払報告書(市区町村)、社会保険(資格取得・喪失、被扶養者異動届)

逆に言うとこれ以外にはマイナンバーは使いません。対応が後手後手になるのもよくありませんが、まだ不確定な要素もあります。不要な手間とコストをかけないよう、必要最低限の対応を確認しながら、対応を進めましょう。

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